Een tweede blog van Leonie van Spronsen over de maakbaarheid van automatisering met wederom als conclusie: automatisering werkt als u dat ook doet. In de praktijk blijkt namelijk dat automatisering kan helpen om processen te stroomlijnen maar dat u daarna wel iets met de uitkomsten moet doen voor een optimale operatie!

Zoals de meeste mensen in en om de horecabranche zich zullen realiseren, de grootste invloeden op de winst in de horeca zitten in de beheersing van de kostenposten inkoop en personeelskosten. Naast de omzet natuurlijk!

Bij Van Spronsen & Partners hebben daarom al bijna 40 jaar gesprekken met ondernemers over de beheersing van deze kostenposten (niet ik hoor, 40 jaar geleden was ik nog niet geboren 😉). En de afgelopen jaren krijgen we steeds vaker de reactie van onze klanten: oh nee, dat is al onder controle, daar heb ik software voor.

Dat antwoord krijgen we vaak als antwoord op de vraag wat we gaan doen om de te hoge inkoop of personeelskosten te beperken. Het is dan dus niet onder controle. Nou, begrijpen wij ook heel goed dat een ondernemer van een relatief klein bedrijf leeft bij de waan van de dag, dat is ons ook niet onbekend. Dus als er een goede salesvrouw of man op komt dagen in een restaurant met een “ideale” oplossing voor alle uitdagingen met de inkoop of personeelskosten en hun pitch goed klinkt.. begrijpen we dat u daar uw hoop op vestigt!

Voorbeelden uit onze praktijk laten echter zien dat:

• Foodwaste automatisering met weegschalen, camera’s en AI die alles doorrekent wat je moet aanpassen, werken alleen als de discipline in de keuken heel hoog is. Discipline met het weggooien van waste, met wekelijkse of maandelijkse gesprekken over hoe het gaat en creatief omgaan met timing en bepaling van hoeveelheden in bestellingen. Met de uitkomsten moet er iets gedaan worden binnen het inkoopbeleid en daar moet wel toezicht op worden gehouden.
• Urenregistratie software gelinkt aan payrolling systemen en kassa’s kunnen absoluut helpen om processen omtrent het roosteren te verbeteren zoals bijvoorbeeld door het koppelen aan forecasting van de omzet maar ook het proces van betalingen kan ermee worden verbeterd. Maar ook hier is de menselijke factor cruciaal. Oftewel U bent cruciaal! Als niemand in uw organisatie bezig is met het zorgvuldig invoeren van het in- en uit dienst gaan van uw medewerkers of de informatie juist invoeren, moeten er veel aanpassingen worden gedaan, dat kost tijd en tijd is geld. Als u de forecasting functie niet heeft ingeschakeld en gekoppeld aan het rooster, gaat er niks gebeuren. Als u zelf niet actief in de gaten houdt of deze functies leiden tot goede situaties op de werkvloer (staat er constant genoeg personeel? te veel? te weinig?) dan leidt de software niet per definitie tot goede resultaten.

Conclusie blijft: Automatisering werkt als u dat ook doet

Met andere woorden: software kan de data-verzameling in uw bedrijf vergemakkelijken. Zo kan u makkelijker betere beslissingen nemen. Maar die beslissingen gaan de systemen niet voor u maken. Ofwel: automatisering werkt als u dat ook doet!