31 mei 2023 – Een blog van adviseur Niek Timmermans over de noodzaak van automatisering in de horeca.

Automatisering is niet langer een keuze

Het beeld dat de horeca bij uitstek niet geschikt is voor automatisering is hardnekkig, gastvrijheid is immers een ervaring van mens tot mens. Toch is het in deze tijden van inflatie, personeelstekort en fluctuerende energieprijzen niet iets waar de sector haar kop voor in het zand kan steken. Sterker nog; goede automatisering maakt in veel gevallen het verschil tussen een gezond bedrijf en een kwakkelend bedrijf.

Het is voor velen een schrikbeeld, ontvangen worden door een robot die vraagt of we gereserveerd hebben en ons vervolgens voorgaat naar de tafel. We bestellen op digitale menukaarten en robots brengen de dranken en maaltijden naar de tafels. Hoewel dit toekomstbeeld dichterbij is dan we met z’n allen willen toegeven, gaat automatisering gelukkig over meer dan over robots in de bediening.

Veel automatiseringsoplossingen in de horeca vinden op de achtergrond plaats en zitten in intelligente systemen die ervoor zorgen dat er efficiënter gewerkt kan worden. Door tijdrovende taken en processen te automatiseren kan personeel meer tijd besteden aan het verlenen van gastvrijheid. Ook kan automatisering helpen om de ervaring van de gast aangenamer te maken. Het is daarom goed om na te denken over automatisering in uw bedrijf. Welke toepassingen zijn er, hoe werken ze en wat zijn de voor- en nadelen? Maar belangrijker nog: wat voegt het toe voor de gast, wat is de daadwerkelijke effectiviteit en past het bij mijn bedrijf? We moeten namelijk niet gaan automatiseren om het automatiseren, dan voegt het meestal niet iets toe.

Een handige methodiek om de juiste afwegingen te maken is om de verschillende fases van de gastenreis in uw bedrijf uiteen te zetten in deelprocessen. De fase “reserveren” bijvoorbeeld, bestaat uit deelprocessen oriëntatie, reserveren, bevestigen, pre-arrival mailing en pre check-in. Welke onderdelen kunnen geautomatiseerd worden en welke toepassingen zijn daarvoor beschikbaar? Zo kun je ook de overige fase van de gastenreis, waaronder ontvangst, verblijf, betaling, vertrek, nazorg en marketing uiteenzetten in deelprocessen. In een F&B bedrijf zit daar ook nog de fases bestellen, bereiden en bedienen in.

En schrik niet van wat er allemaal al beschikbaar is als u hier echt in gaat duiken. Systemen en toepassingen te over en de verkoopverhalen zijn altijd schitterend en vol beloftes. Houdt andermaal vast aan de belangrijkste vragen: wat voegt het toe voor mijn gast, wat is de daadwerkelijke effectiviteit en past het bij mijn bedrijf? Kijk uiteraard ook naar de investering die nodig is in relatie tot de opbrengst. En help uzelf bij voorbaat uit de droom dat automatisering er voor gaat zorgen dat mensen, inclusief uzelf, niet meer hoeven te werken. Of dat het moeiteloos en direct gaat leiden tot enorme besparingen. Automatisering werkt namelijk alleen als u ook werkt. Maar door er goed over na te denken en de juiste afwegingen te maken kan het met zekerheid bijdragen om uw bedrijf meer toekomstbestendig te maken. En als u hulp nodig heeft bij met maken van die juiste afwegingen, dan kunt u uiteraard altijd contact met ons opnemen.

Niek Timmermans, adviseur bij Van Spronsen & Partners horeca – advies. Wilt u contact opnemen dan kan dat via e-mail niektimmermans@spronsen.com, telefonisch: 071 541 88 67 of via LinkedIn.

Van Spronsen & Partners is een horeca-adviesbureau voor de gastvrijheids- en vrijetijdsindustrie. Het bedrijf is sinds 1987 actief binnen deze branche en gespecialiseerd in haalbaarheidsonderzoeken, conceptontwikkeling, rendementsverbeteringen, horecavisies en -beleid, managementondersteuning en marketing & communicatie. Onze collega’s van Rollema & Partners en Van Spronsen Salaris bieden ook horeca-administratie en salarisadministratie speciaal voor de gastvrijheidsbranche.